Office Manager:in (m/w/d)

haelsi News16. Juni 2026von haelsi Wir machen Gesundheit einfach. Hilf uns dabei!

Mit über 100 Ärztinnen und Ärzten und tausenden Patient:innen monatlich sind wir der modernste Gesundheitsanbieter in Wien und eines der aufregendsten Health Start-ups in Österreich.

Mehr über uns erfährst du auf haelsi.at.

Aufgaben

Der Office Manager unterstützt den reibungslosen Ablauf des täglichen Betriebs im Zentrum.

Überblick

Es handelt sich um eine praktische, hands-on Rolle mit Fokus auf Ordnung, Sauberkeit, einfache Logistik und Unterstützung im Alltag.

Der Office Manager hilft dort, wo Unterstützung gebraucht wird – für Patient:innen, Ärzt:innen und Teams – und sorgt dafür, dass das Zentrum gut organisiert, gepflegt und einladend ist.

🎯 Ziel der Rolle

• Sicherstellen, dass das Zentrum im Alltag funktioniert
• Entlastung von Frontdesk, Ordinationsassistenz und Ärzt:innen
• Frühes Erkennen und Weitergeben von Problemen oder fehlenden Materialien
• Beitrag zu einer angenehmen Atmosphäre für Patient:innen und Mitarbeitenden

🛠️ Aufgaben & Verantwortlichkeiten

Tägliche Abläufe & Logistik

• 📦 Entgegennahme von Lieferungen
• 🚶‍♂️ Verteilung von Materialien in Ordinationen, Lager oder Allgemeinbereiche
• 📋 Überblick über Verbrauchsmaterialien
• 🔔 Meldung, wenn Materialien nachbestellt werden müssen
• 🔧 Unterstützung bei einfachen internen logistischen Tätigkeiten (z.B. Aufbauen, Umstellen, Vorbereiten von Räumen)

Ordnung, Sauberkeit & einfache Instandhaltung

• 🔁 Regelmäßige Rundgänge durch das Zentrum
• 🧼 Durchführung einfacher Reinigungstätigkeiten bei Bedarf (z.B. Oberflächen wischen, Aufräumen, kleine Zwischenreinigungen)
• 🪑 Sicherstellen, dass Wartebereiche und Ordinationen ordentlich und gepflegt sind
• 🛠️ Wahrnehmen und Melden von Reparaturen, Schäden oder Wartungsbedarf

Unterstützung der Teams

• 🤝 Mithilfe bei Aufgaben anderer Teams im Zentrum (z.B. Plakate aufhängen, Flyer verteilen, kleinere Umsetzungsarbeiten)
• 🔄 Unterstützung bei der praktischen Umsetzung von Änderungen oder Verbesserungen im Zentrum

Unterstützung von Patient:innen

• 👋 Präsenz im Zentrum und Ansprechperson bei Bedarf
• 🧭 Orientierung und kurze Hilfestellungen im Alltag (keine medizinischen Tätigkeiten)
• 😊 Beitrag zu einer freundlichen, ruhigen und respektvollen Atmosphäre

Qualifikation

Profil – Was wir erwarten

• ✔️ Zuverlässige, praktische Persönlichkeit
• ✔️ Keine bestimmte Ausbildung erforderlich
• ✔️ Bereitschaft, unterschiedliche Aufgaben zu übernehmen (inkl. einfacher Reinigungs- und Ordnungstätigkeiten)
• ✔️ Freundlicher und respektvoller Umgang
• ✔️ Selbstständige Arbeitsweise nach Einschulung
• ✔️ Grundlegende Kommunikationsfähigkeit

Von Vorteil, aber nicht notwendig:

• Erfahrung in Reinigung, Gastronomie, Handel, Logistik oder allgemeiner Unterstützung

⭐ Warum diese Rolle wichtig ist

Der Office Manager sorgt dafür, dass:

• der Alltag im Zentrum reibungslos läuft
• Ärzt:innen und Teams sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können
• Patient:innen sich gut aufgehoben fühlen
• kleine Probleme früh erkannt und behoben werden

Benefits

Das bieten wir dir

• Das dynamischste Team im Gesundheitsbereich! Wir sind Gesundheitszentrum und Startup zugleich. Wir arbeiten laufend an Verbesserungen und nichts steht hier still.
• Exzellente Gesundheitsvorsorge: Du und deine Lieben erhalten eine kostenlose haelsi-Mitgliedschaft und ihr werdet bei haelsi immer von unseren Top Mediziner:innen behandelt.
• Attraktiver Arbeitsplatz in modernen Praxisräumen, die stilvoll, komfortabel und perfekt ausgestattet sind.
• Super Öffi-Anbindung.
• Familienfreundlicher Betrieb. Wir haben Kinder, Partner und Haustiere und verstehen, dass manchmal das Leben dazwischen kommt.
• Schöne Gemeinschaftsräume mit Küche und Balkon in 1020
• Frischer Bio-Obstkorb in der Küche
• Das monatliche Bruttogehalt auf Vollzeitbasis beträgt nach KV €2.005,27. Dein tatsächliches Gehalt kann abhängig von deiner Ausbildung, Qualifikation und Berufserfahrung höher sein.

Bewirb dich!

Wir glauben an gleiche Teilhabe für alle und freuen uns besonders über Bewerbungen von Menschen mit diversem Hintergrund. Wir schauen uns alle Bewerbungen gleich an, ohne Rücksicht auf Geschlecht, Herkunft, Hautfarbe, Religion, sexuelle Orientierung, Behinderung, usw. Sei, wie du bist.

Next steps

✉️ Email an join@haelsi.at oder schreib uns auf LinkedIn.