Office- und Empfangsassistent:in

Wiener Sozialdienste
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Office- und Empfangsassistent:in

Wiener Sozialdienste | 1220 Wien

Die Wiener Sozialdienste sind eine der größten Non-Profit-Organisationen im sozialen Bereich in Wien. Für das Zentrum für Entwicklungsförderung wird eine:n Office- und Empfangsassistent:in in Teilzeit mit 25 Wochenstunden gesucht.

Das wird Ihr Aufgabengebiet

Als Assistenz im Office- und Empfangsbereich sind Sie die erste Anlaufstelle für Kinder, Eltern und externe Partner:innen. Sie gestalten den Empfang freundlich und professionell und sorgen für eine reibungslose Organisation im Hintergrund.

  • Sie betreuen Eltern im telefonischen Erstkontakt und geben erste Auskünfte.
  • Sie empfangen Kinder und Eltern persönlich und übernehmen die Anmeldung.
  • Sie sorgen dafür, dass im Hintergrund alles rundläuft – von Terminvereinbarungen über Korrespondenz bis hin zu Ablage und Schreiben nach Diktat.
  • Sie unterstützen Therapeut:innen und Ärzt:innen bei administrativen und organisatorischen Belangen und schaffen Freiraum für die Arbeit mit den Familien.
  • Sie sind zentrale Ansprechperson für Patient:innen, Angehörige, Beratungsstellen, Behörden und interne Kolleg:innen.
  • Zusätzlich übernehmen Sie verantwortungsvolle Sonderaufgaben, je nach Zuständigkeit, z. B. Personaladministration, Koordination des Facility Managements, Handkassa oder ähnliche administrative Themen.

Das bringen Sie mit

  • Organisationstalent und ein freundliches Auftreten.
  • Verlässlichkeit und Teamgeist.
  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung auf Maturaniveau, z. B. HAK, HLW oder vergleichbar.
  • Idealerweise Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position.
  • Grundkenntnisse medizinischer bzw. therapeutischer Fachterminologie oder Bereitschaft, sich diese rasch anzueignen.
  • Fundierte EDV-Kenntnisse, insbesondere MS Office.
  • Bereitschaft, im Wechseldienst wochentags zwischen 8:00 und 18:00 Uhr zu arbeiten.
  • Einfühlsamer, freundlicher und kompetenter Umgang mit Kindern und Eltern.
  • Teamorientierung, Hilfsbereitschaft, Zuverlässigkeit, Diskretion und souveränes Handeln.

Das ist unser Angebot

  • Sicherer Arbeitsplatz mit Sinn in einem etablierten Unternehmen.
  • Abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem engagierten Team.
  • Gegenseitige Wertschätzung, offener Austausch und Zusammenhalt.
  • Umfassendes Onboarding und strukturierte Einschulung.
  • Laufende Fortbildungsmöglichkeiten, um Fachwissen aktuell zu halten und sich persönlich weiterzuentwickeln.
  • Weitere Vorteile für Mitarbeitende wie Kinderbetreuung, Weiterbildungen, Work-Life-Balance, Vergünstigungen, moderne Arbeitsmittel, Homeoffice-Angebote, Sportevents, Teamarbeit, Diversity und Inklusion.

Gehalt und Bewerbung

Das kollektivvertragliche Mindestgehalt auf Basis Vollzeitbeschäftigung mit 37 Wochenstunden beträgt ab EUR 2.867,20 brutto pro Monat laut SWÖ-KV. Aliquot für 25 Wochenstunden entspricht dies rund EUR 1.937,30 brutto pro Monat. Das genaue Gehalt hängt von den anrechenbaren Vordienstzeiten ab.

Kontakt: Jelena Grubješić MA.

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Wiener Sozialdienste

Wien

Rund 1.800 Menschen arbeiten bei den Wiener Sozialdiensten, und der Großteil ihrer Arbeit findet nicht im Büro statt. Sie pflegen ältere Menschen in deren eigener Wohnung, begleiten Kinder und Erwachsene mit Behinderung durch den Tag und beraten Familien in schwierigen Lebenslagen. Die Organisation gibt es seit 1946. Heute zählt sie zu den größten privaten Anbietern sozialer Dienste in Wien.

Begonnen hat alles als "Wiener Hauskrankenpflege"; den heutigen Namen trägt der gemeinnützige Verein seit 1972. Die operative Arbeit läuft über mehrere Tochtergesellschaften. Die Alten- und Pflegedienste GmbH betreut rund 4.300 Klientinnen und Klienten und ist damit in ihrer Sparte die größte private Anbieterin der Stadt. Die Förderung & Begleitung GmbH kümmert sich um Menschen mit Behinderung, vom betreuten Wohnen bis zur Tagesstruktur. Dazu kommen Beratungs- und Therapieangebote sowie ein eigener IT-Dienstleister im Haus.

Gearbeitet wird dort, wo die Menschen leben: an rund 36 Standorten über die Wiener Bezirke verteilt. Entsprechend breit sind die Berufsgruppen. Diplomierte Pflegekräfte und Heimhilfen fahren zu den Menschen nach Hause, Behindertenbetreuerinnen und Sozialpädagogen arbeiten in Wohngemeinschaften und Tageszentren, dazu kommen Therapeutinnen, Beratungsfachkräfte und die Verwaltung. Wer in der Pflege oder Betreuung neu anfängt, findet einen großen Träger mit klaren Strukturen statt einer kleinen Einrichtung.

Finanziert wird die Arbeit großteils aus öffentlichen Mitteln, vor allem über den Fonds Soziales Wien, als dessen anerkannte Einrichtung die Wiener Sozialdienste tätig sind. Das gibt dem Job eine Stabilität, die in der Branche nicht selbstverständlich ist. Seit fast 80 Jahren besteht die Organisation. Die genaue aktuelle Beschäftigtenzahl gibt die Organisation selbst nicht prominent an; je nach Quelle liegt sie zwischen rund 1.700 und 1.800. Geführt wird der Verein von einer dreiköpfigen Geschäftsführung, an der Spitze des ehrenamtlichen Vorstands steht Präsidentin Gabriele Votava.

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